Innehåll

• Steg

Affärsrapportering är ett av de mest effektiva sätten att kommunicera affärsverksamheten idag. Trots sina breda mål används de vanligtvis när ett företag eller enskild person behöver fatta viktiga beslut. För att kunna skriva effektiva affärsrapporter måste du först förstå vad de är och hur de kan användas.

Steg

Del 1 av 2: Bestäm vilken typ av rapport som ska skrivas

1. 

   Presentera idéer. Det här är typen förklarande rapporter / förslag. Dessa rapporter kan användas för att ge rekommendationer till nyckelledningen eller beslutsfattare i ett företag, vanligtvis sammansatta av två delar: sammanfattning och innehåll. Sammanfattning belyser ditt förslag. Innehållsavsnittet (body) analyserar ytterligare fördelar, kostnader, risker etc. följ med det.
   • Låt oss säga att du vill erbjuda en 3D-skrivare för din avdelning. För att övertyga din chef att godkänna köpet av den här enheten måste du skriva en förklarings- / rekommendationsrapport för att formellt framställa en ledning.

2. 

   
   
   Beskriv riskerna med en viss möjlighet.Utredningsrapport hjälper till att bestämma graden av risk förknippad med en viss åtgärd. Denna typ av rapport är mycket hjälpsam för att hjälpa ett företag att förutsäga möjliga konsekvenser. Den innehåller en introduktion, utredningsinnehåll och slutsatser. Inledningen belyser frågan. Undersökningsinnehållet används för att diskutera fakta och resultat av undersökningen. Slutsatsen används för att sammanfatta problemet.
   • Antag att läkemedelsföretaget X vill arbeta med läkemedelsföretaget Y men fortfarande har oro. Företaget X vill inte samarbeta med ett företag med nuvarande eller tidigare ekonomiska problem. Detta företag kommer att genomföra en utredning och använda undersökningsrapporten för att djupgående diskutera den finansiella informationen för företaget Y och dess chefer.

3. 

   
   
   Presenterar information om efterlevnad av en viss tillsynsmyndighet. Detta är rapport om efterlevnad, används för att hjälpa ett företag att visa sitt ansvar. Det visar att lagar / föreskrifter följs och rimliga företagsutgifter framför styrande organ (stad, provins, regering osv.). Denna rapport innehåller introduktionen, rapportens innehåll och slutsatsen. Inledningen innehåller vanligtvis en översikt över huvudinnehållet i rapporten. Innehållssektionen representerar data, händelser etc. Verkställande organ behöver veta. Slutsatser används för att sammanfatta.
   • Till exempel måste Nestle visa styrelsen att de följer riktlinjerna för värdlandets policy och lagstiftning genom åren. Som ett resultat har de använt sina årliga efterlevnadsrapporter för att vara transparenta om sina aktiviteter för året.

4. 

   
   
   Presentation av genomförbarheten för den föreslagna idén eller projektet. Undersökningsrapporter som används för att avgöra om en idé är praktisk eller inte kallas möjlig rapport. Denna rapport bör struktureras i två delar: sammanfattningen och innehållet i rapporten. Innehållet visar fördelarna, möjliga problem, kostnaderna och så vidare. av den föreslagna idén. Ett företag kan använda en genomförbarhetsrapport för att utforska frågor som liknar följande:
   • Kan detta projekt slutföras inom budgeten?
   • Kommer detta projekt att vara lönsamt?
   • Kan detta projekt slutföras inom den tilldelade tidsramen?

5. 

   
   
   Presentation av undersökande forskningsresultat.Undersökande forskningsrapport presentera forskning om ett problem eller ett problem. Det är vanligtvis en djupgående titt på ett visst ämne och bör innehålla avsnitt: sammanfattning, introduktion, forskningsmetodik, erhållna resultat, slutsatser och rekommendationer. Relevant forskning bör också ingå i denna rapport.
   • Till exempel kan ett företag bedriva företagets hela forskning om huruvida rökning ska förbjudas i medarbetarlobbyn. Operatören kommer att utarbeta en undersökande forskningsrapport.

6. 

   
   
   Hjälp ditt företag att förbättra sina policyer, produkter eller affärsprocesser genom kontinuerlig övervakning. Formulerad med fasta intervall, som veckor, månader, kvartal etc., Periodiska rapporter resultat, resultat och andra kriterier kan granskas i detalj under en viss tidsperiod.
   • Till exempel kommer en läkemedelsförsäljningsrepresentant antagligen att skapa en tabell som sammanfattar antalet försäljningssamtal varje månad.

7. 

   
   
   Rapportera om en specifik situation. Till skillnad från fasta tidsperioder behövs specifika situationer rapportera situationen. Situationen här kan vara så enkel som information som erhållits från ett seminarium eller så komplicerad som att rapportera om ett svar på en naturkatastrof. Denna rapport innehåller avsnitt: introduktion, innehåll och slutsatser. Använd introduktionen för att identifiera händelsen och gå igenom vad som kommer att täckas i rapportens innehåll. Slutsatsen används för att ange det engagemang eller den åtgärd som behövs i denna situation.
   • Till exempel, efter en stor storm, kommer det styrande organet att behöva en lägesrapport.

8. 

   Presentera lösningen på problemet eller situationen.Jämförelsesrapport Överväg flera möjliga lösningar på en given situation. Baserat på resultaten kommer författaren att föreslå en specifik åtgärd. Den består vanligtvis av tre delar: introduktion, innehåll och slutsats. Inledningen beskriver syftet med rapporten. Mittavsnittet beskriver situationen eller problemet och möjliga lösningar / alternativ. Slutsatsen avslöjar den bästa lösningen eller alternativet.
   • Tänk på att biltillverkaren ABC vill öppna en fabrik i Asien. Baserat på vad företaget behöver kan rapporten begränsa urvalet till tre länder. Därefter avslutas vilken som är den bästa fabriksplatsen i dessa tre länder.
   annons

Del 2 av 2: Skriva affärsrapport

1. 

   Definiera dina rapportmål och format. Fråga dig själv vad du vill uppnå genom rapporten. Baserat på ditt önskade mål, välj lämplig rapporttyp från listan ovan.
   • Oavsett svaret måste du se till att ditt mål är kort. Om målet inte är klart kommer rapporten bara att förvirra läsarna och eventuellt äventyra dess trovärdighet.
   • Till exempel om du vill få en större annonseringsbudget för din avdelning. Rapporten bör sedan fokusera på din nuvarande budget och hur du effektivt kan använda din större budget.

2. 

   Identifiera publiken. Läsare kan inkludera utomstående (personer som inte arbetar i ditt företag) eller interner. Tänk på deras befintliga kunskap eller förtrogenhet med sitt målämne och tänk på hur de kommer att använda informationen som presenteras i rapporten.
   • Kom ihåg att oavsett vem din publik är, det finns ingen mer övertygande slutsats än hur mycket pengar du kan ta till ditt företag eller kunder.
   • Låt oss säga att du vill köra ett jobbdelningsprogram i din avdelning och definiera att publiken här är personalchefen, verkställande direktören och chefen. Tänk på deras befintliga intresse för detta program. Svaret kommer att forma tonen i rapporten. Om företaget aldrig har övervägt ett sådant program kommer denna rapport att vara både strategisk och informativ. I motsatt fall bör rapporten vara mindre informativ och mer övertygande.

3. 

   Bestäm vad du ska lära dig. Den svåraste delen är inte i den skriftliga delen, utan i att dra slutsatsen och samla in de uppgifter som behövs för att stödja den. Det kräver många färdigheter, inklusive datainsamling och marknadsanalys. Vad behöver du och sedan ledningen veta för att kunna fatta ett välgrundat beslut om ämnet som ges?

4. 

   Få rätt data för rapporten. Det är viktigt att dina data är väl undersökta. I annat fall kan rapporten sakna trovärdighet. Datainsamlingen i sig beror på vilken typ av rapport du skriver. Se till att de valda dataparametrarna är kortfattade och överensstämmer med punkten i rapporten.
   • Data kan vara insiderinformation - vilket innebär att du snabbt kan samla in den. Du kan till exempel få försäljningssiffror från försäljningsavdelningen med bara ett samtal. Med andra ord kan du snabbt få in data och få in den i rapporten.
   • Externa data kan också lagras internt. Om vissa avdelningar har samlat in kundanalysdata, vänligen fråga dem. Du behöver inte göra den utredningen själv. Även om det kanske inte är heterogent i olika affärstyper är det vanligtvis inte nödvändigt för en företagsreporter att göra en direkt utredning.
   • Låt oss säga att du skriver en förklarings- / förslagsrapport. Du måste sedan studera alla fördelarna med dina förslag och inkludera dessa studier i din rapport.

5. 

   Organisera och skriva rapporter. Hur du väljer en layout och skriver en rapport beror på dina mål. Exempelvis kommer layouten för efterlevnadsrapporten att skilja sig från layouten för genomförbarhetsrapporten. När du väl har en uppfattning om hur rapporten ska organiseras kan du börja med ditt innehåll.
   • Dela upp relaterade data i separata delar. Affärsrapporter kan inte förstöras med massor av data och information. Att organisera data i separata delar är nyckeln till en framgångsrik affärsrapport. Du kan till exempel separera försäljningsdata från kundanalysdata och ställa in separata rubriker för dem.
   • Ordna rapporten med relevanta rubriker, som snabbt kan visas som en oberoende studie men samtidigt stödja det bakomliggande syftet med rapporten.
   • Eftersom vissa avsnitt kan bero på analysen eller ingången från andra är det ofta möjligt att arbeta på varje del separat medan man väntar på analysens resultat.

6. 

   Dra slutsatser med specifika förslag. Slutsatsen ska vara tydlig och bör vara ett rimligt resultat av en noggrann granskning av de uppgifter som presenteras i rapporten. Om det är lämpligt, föreslå tydligt den bästa handlingen baserat på dessa slutsatser.
   • Varje mål ska innehålla specifika och mätbara åtgärder. Skriv ner alla ändringar i arbetsbeskrivningen, schemat eller utgifter som behövs för att slutföra den nya planen. Varje anspråk bör presentera direkta nya tillvägagångssätt - de som hjälper till att nå det mål / den lösning som beskrivs i rapporten.

7. 

   Skriv en projektsammanfattning. Projektöversikten ska vara den första sidan i din rapport men bör också vara det sista du skriver. Denna sammanfattning presenterar forskningsresultat och slutsatser samt en mycket kort översikt över vad som kommer att presenteras om läsaren väljer att fortsätta läsa hela rapporten. Det är som en filmtrailer eller en abstraktion av en vetenskaplig artikel.
   • Sammanfattningen heter ovan eftersom det är nästan det enda en upptagen styrelseledamot kommer att läsa. Presentera allt viktigt för din chef här, högst 200-300 ord. Resten kan undersökas närmare om de vill veta mer.

8. 

   Använd infografik för att använda data om det behövs. I vissa fall kan det vara till hjälp att presentera kvantitativa data genom ett diagram eller diagram. Använd färger i din presentation, eftersom de kommer att locka mer uppmärksamhet och hjälpa till att skilja information. När det är möjligt, använd punktpunkter, använd siffror eller ramdata för att göra dem lättare att läsa. På det här sättet kommer du att separera data från resten av rapporten och visa vad det betyder.
   • Sammantaget är visuella effekter en stor faktor, vilket gör företagsrapportering mer intressant eftersom texten och siffrorna i sig kan vara relativt styva. Men gå inte för långt, använd bara när det är lämpligt och nödvändigt.
   • En sida som är full av text och som inte innehåller några tabeller eller figurer kan vara tröttsam. Rama in innehållet där. Informationsrutan kan också effektivt sammanfatta din presentation.

9. 

   Citer källor efter behov. Beroende på vilken typ av forskning som utförs kan du behöva förklara dina informationskällor. Syftet med dokumentsidan eller referenskällan i affärsrapporten är att tillhandahålla en informationskälla så att andra kan lära sig mer eller hitta data om så önskas.
   • Använd rätt format för rapportering av citat, beroende på bransch.

10. 

    Läs det igen två gånger. Stavning eller grammatiska fel kan få läsarna att känna att du inte lägger tillräckligt mycket an betänkandet och ifrågasätter tillförlitligheten i forskningsresultaten. Se också till att du har presenterat information på ett tydligt och koncist sätt.
    • Överdriv till exempel inte fina ord eller använd mycket långa meningar.
    • Undvik att använda slang.
    • Om både rapporten och läsaren är nära besläktade med en viss bransch kan du använda teknisk jargong eller terminologi. Men var försiktig, överdriv dem inte.
    • I allmänhet skrivs företagsrapporter i passiv form och är ett av få fall där det mer passiva är bättre.
    • Du kan ofta missa fel när du läser igenom ditt arbete genom att känna dig bekant från det ögonblick du skriver. Överväg att ha någon annan i rummet som också vill göra en framgångsrapport, läs igenom. Var öppen för den feedback du fått. Det är bättre när felet påpekas av medarbetare istället för överordnade. Granska varje kommentar och skriv om rapporten.

11. 

    Skapa en innehållsförteckning. Formatera företagsrapporter så formella som möjligt, skapa en innehållsförteckning för enkel uppföljning och snabb läsning. Inkludera alla viktiga avsnitt, särskilt styrelsens sammanfattning och slutsats.

12. 

    Gör omslaget till din affärsrapport. Det bästa sättet att slutföra en bra, grundlig utredningsrapport är att täcka den på lämpligt sätt. Du kan använda bindemedel, manschetter eller bra papper. Slutsatsen här är att affärsrapporten ska vara iögonfallande, lätt att se, tillräckligt för att väcka läsarnas intresse.
    • Detta gäller även alla tabeller och diagram som ingår i rapporten.
    annons